Hur kan du som chef och ledare få till en lyckad omorganisation?

Vi befinner oss i tider av kris och lågkonjunktur. Samtidigt planerar många organisationer omorganisationer och förändringar. KC Groups chefsutvecklare Nicoline Isacson skriver här om hur du blir framgångsrik i din omorganisation.

Som coach för medarbetar- och ledningsteam har jag märkt att det planeras många omorganisationer och stora förändringar inom arbetslivet. Mot den bakgrunden är det allt viktigare att som chef/ledare stanna upp och tänka till för att få till ett tryggt team som förstår, och kan känna sig delaktig i, de processer som en omorganisation kräver. Risken är annars stor att det snart krävs ytterligare förändringar. Kanske har du också tappat några av dina bästa medarbetare på vägen. Det är med största sannolikhet bättre med en väl genomtänkt och väl förankrad organisationsförändring än att ”stressa fram” något uppifrån där berörda medarbetare inte känner sig delaktiga.

Forskning visar att om vi människor känner oss osäkra är det lätt hänt att vi kommer till arbetet och döljer oss bakom en funktion och en roll. Känner vi oss inte sedda eller säkra på vilka de andra är på vår arbetsplats fortsätter vi att gömma oss bakom masker och blir misstänksamma både mot våra chefer och mot kollegor. Det gör det också svårare att genomföra förändringar och få med medarbetarna på de processer som behöver göras.

De flesta arbetar omkring åtta timmar om dagen och ägnar ytterligare många timmar även mentalt åt arbetet. Därför behöver alla få stimulans och möjlighet att få visa vem man är, och vill vara, på sitt jobb. Att känna sig trygg i en grupp innebär bl.a. att man ska kunna skämta, göra bort sig, ställa frågor för att förstå, utan att känna sig dum. Och ofta behöver man kunna skratta åt det svåra och ofattbara för att sedan kunna gå vidare och göra ett bra arbete.

Hur får du då teamet att känna sig delaktiga i en omorganisation? Det finns några viktiga saker som du behöver tänka på!

• Som chef och ledare bör du se dina medarbetare som ingående i en familj där alla är olika men har sina funktioner och roller. För att få en god stämning i gruppen är det viktigt att som ledare vara en förebild. Vågar du vara öppen och lagom personlig kommer stämningen i gruppen att förändras och fler kommer att börja visa mer av sig själva och bli mer öppna. Detta påverkar i sin tur glädjen och viljan att anstränga sig på jobbet. Forskningen visar att medarbetarna anstränger sig mer om de är nöjda med sin chef.

• I dag kräver det mer av dig som ledare om du har personal som till största del arbetar digitalt. Samla ditt team någon gång i veckan och ge dem möjlighet att lära känna dig och varandra bättre. På så sätt får du själv mer kunskap om dina medarbetares styrkor, kompetenser och utvecklingsbehov. Använd tiden både till viktiga arbetsrelaterade diskussioner men starta gärna med en mer ”lättsam och personlig” runda. Det finns många förlösande frågor som du kan börja ditt möte med. Det är också bra att ta hjälp av teamet om du själv har svårt att hitta rätt.

• Medarbetarna behöver bli involverade och arbeta med tydliga mål i en transparent organisation där det är uppenbart vad var och en kan vara med och påverka. Tänk på hur du själv som chef/ledare vill bli behandlad av dina överordnade. Hur skulle du känna det om du märker att du inte få ta del av all information som berör dina arbetsuppgifter? Du kanske får en känsla av att det finns saker som undanhålls dig utan att du riktigt vet varför.

• Ta därför med medarbetarna tidigt och ”på riktigt” i tänkta planer av omorganisationer. Var tydlig med avsikten och idéerna med förändringarna och be om medarbetarnas reflektioner och tankar redan i början av processen.

• Visa ett ärligt intresse för vad de tror och tänker med en förändring. Många gånger sker planeringarna över huvudet på dem som sedan ska arbeta i den förändrade organisationen. Det gör att medarbetarna misstror avsikterna och ogärna accepterar planerna.

• Skapa ”team” med dem som vill vara mer delaktiga i att följa på vilket sätt förändringen kan komma att påverka deras arbetssituation. Försök som ledare att stimulera så många som möjligt att vilja vara med.

• Visa att du som ledare är beredd att lyssna på de reaktioner du får och återkoppla löpande vad som händer med deras förslag. Var tydlig med hur deras idéer påverkat processen och utvecklingen.

• Var tillgänglig för personalen och visa vad du själv tror är viktigaste med planerna. Var också ärlig med det du själv inte vet eller kan svara på. Det ökar förtroendet för dig som ledare och chef.

• Återkoppla och var transparent med vad som sker på ledningsgruppsnivå. Traditionellt har många ledningsgrupper önskat skapa en ”mystik” kring sitt arbete för att de tror att personalen inte klarar av allt för mycket insyn. Lita på dina medarbetare! Var och en kommer att tillgodogöra sig den information de själva önskar och behöver.

• Tyvärr så genomförs många organisationsförändringar för att sedan löpa på utan att de utvärderas eller justeras. Fortsätt i stället att följa förändringarna och utvärdera löpande med en större analys efter en utsatt tid. Gick det som vi tänkte eller behöver vi justera vissa detaljer eller göra en större förändring på några områden?

Nicoline Isacson, har under mer än 35 år arbetat med team- och grupputveckling. Som nätverksledare och nätverksterapeut har hon utvecklat arbetet med krismöten för privata och offentliga nätverk.

Nicoline har också en mångårig erfarenhet av att coacha chefer och medarbetare och klienter som behövt komma vidare i sin utveckling.

Sedan slutet av 1980 har Nicoline föreläst och utbildat i grupprocesser utifrån ett samverkans- och nätverkstänkande både i Stockholms stad och på Universitet i Sverige, Canada, Japan och England.