När feedback blir till försvar

Scenen känner du säkert igen:

Du sitter i bilen med en medarbetare efter ett kundmöte. Mötet gick inte riktigt så bra som du hade hoppats. Kanske missade ni att fånga kundens verkliga behov, eller så blev presentationen lite för teknisk.

Du börjar ge feedback och berättar hur du tyckte mötet gick, vad som kunde ha gjorts bättre och vad ni kan tänka på till nästa gång. Din intention är god och du vill hjälpa din medarbetare att utvecklas.

Men medan du pratar märker du något. Medarbetaren låser sig. Blicken blir tom, kroppen spänd. Svaren blir korthuggna. Kanske känner du till och med att det bubblar lite ilska under ytan. Den öppna, engagerade kollegan du nyss arbetade med har förvandlats till en sluten mur.

Du tänker: Varför lyssnar hen inte? Jag försöker ju bara hjälpa.

Låt oss pausa här ett ögonblick. Det som hände i bilen är inte ovanligt. Det är faktiskt helt normalt och har allt att göra med hur vår hjärna fungerar i sociala situationer.

Vad är SCARF-modellen?

SCARF-modellen, utvecklad av neuroforskaren David Rock, är en av de mest kraftfulla modellerna för att förstå mänskligt beteende på arbetsplatsen. Den bygger på decennier av hjärnforskning och visar något fascinerande: vår hjärna uppfattar sociala hot som kritik, brist på kontroll eller orättvisa på exakt samma sätt som fysiska hot.

När någon ifrågasätter din kompetens aktiveras samma delar av hjärnan som när du möter en björn i skogen. Kroppen förbereder sig för kamp eller flykt. Rationellt tänkande stängs av. Lärande blir omöjligt.

SCARF står för fem grundläggande sociala behov:

Status – Att känna sig kompetent och respekterad

Vi har alla ett djupt behov av att känna oss värdefulla och kompetenta. När vår status hotas genom kritik, jämförelser eller att bli förbisedd reagerar hjärnan med stress. När status stärks genom erkännande, ansvar eller utvecklingsmöjligheter känner vi motivation och engagemang.

Certainty – Att förstå vad som händer och varför

Hjärnan älskar förutsägbarhet. Den skannar konstant omgivningen för att förutse vad som kommer härnäst. Osäkerhet kräver enorm mental energi. Det är därför otydliga förväntningar, vaga besked eller plötsliga förändringar skapar så mycket stress. Tydlighet och transparens skapar däremot trygghet och fokus.

Autonomy – Att ha kontroll och kunna påverka

Känslan av att kunna påverka sin situation är fundamental för vårt välmående. Mikromanagement, rigida processer eller beslut som tas över huvudet på oss aktiverar hjärnans hotsystem. När vi får välja själva, påverka vårt arbete och ha handlingsutrymme blomstrar vi.

Relatedness – Att känna samhörighet och tillit

Vi är flockdjur. Hjärnan kategoriserar automatiskt andra som ”vi” eller ”dem”. När vi känner samhörighet och tillit öppnar sig hjärnan för samarbete och lärande. När vi känner oss utanför eller misstrodda går vi i försvarsställning.

Fairness – Att uppleva rättvisa och transparens

Orättvisa aktiverar samma smärtcentra i hjärnan som fysisk smärta. Det är därför favorisering, ojämlik behandling eller otydliga beslut skapar så starka reaktioner. Rättvisa och transparens skapar däremot tillit och lojalitet.

Varför SCARF är så bra för ditt ledarskap

Som ledare påverkar du ständigt dessa fem dimensioner hos dina medarbetare ofta utan att du är medveten om det. Varje möte, varje beslut, varje konversation kan antingen skapa hot eller trygghet i hjärnan hos dem du leder.

Tänk på dessa vardagliga situationer:

  • När du ger feedback efter ett projekt
  • När du kommunicerar en omorganisation
  • När du fördelar arbetsuppgifter i teamet
  • När du håller utvecklingssamtal
  • När du introducerar nya arbetssätt

I alla dessa situationer kan du antingen trigga försvar eller skapa öppenhet för lärande och utveckling.

SCARF hjälper dig att:

1. Ge feedback som faktiskt leder till utveckling Istället för att oavsiktligt hota status genom att peka på brister, kan du strukturera feedback så att medarbetaren själv får reflektera och komma till insikt. Detta bevarar känslan av kompetens samtidigt som lärande sker.

2. Kommunicera förändringar utan att skapa panik Genom att adressera certainty-behovet med tydlig information, tidplaner och förklaringar kan du minska oron som förändringar naturligt skapar.

3. Bygga högpresterande team När du medvetet stärker alla fem SCARF-dimensionerna skapar du psykologisk trygghet – grunden för innovation, kreativitet och högt engagemang.

4. Förutse och förebygga konflikter Många konflikter uppstår när SCARF-behov hotas. Genom att vara uppmärksam på dessa signaler kan du agera innan situationer eskalerar.

Tillbaka till bilen: Så hanterar du situationen annorlunda

Det som hände i bilen efter kundmötet var med största sannolikhet ett hot mot medarbetarens status. När du påpekade vad som gick fel och vad som kunde gjorts bättre, tolkade hjärnan det som ”du är inte tillräckligt kompetent”.

Reaktionen som den tomma blicken, den spända kroppen var hjärnans sätt att försvara sig. I det läget är medarbetaren inte längre mottaglig för lärande. Att ”förklara bättre” eller ge fler exempel hjälper inte. Hjärnan har redan stängt dörren.

Så här kan du istället använda SCARF för att skapa en konstruktiv dialog:

Börja med öppna, utforskande frågor:

  • ”Hur tycker du att mötet gick?”
  • ”Vad är din egen känsla?”
  • ”Vilka delar fungerade bra tycker du?”

Låt medarbetaren själv identifiera utvecklingsområden:

  • ”Om vi gjorde om mötet, vad hade du velat göra annorlunda?”
  • ”Vilka lärdomar tar du med dig?”
  • ”Vad skulle du vilja ha mer stöd med nästa gång?”

Stärk status genom att erkänna kompetens:

  • ”Jag såg hur väl du hanterade den tekniska frågan om…”
  • ”Din analys av kundens behov var spot on när du…”

Skapa certainty genom tydlighet om nästa steg:

  • ”Låt oss tillsammans planera hur vi förbereder nästa möte”
  • ”Jag föreslår att vi bokar tid på fredag för att…”

Ge autonomy genom valmöjligheter:

  • ”Hur skulle du vilja lägga upp förberedelserna?”
  • ”Vad tror du skulle fungera bäst för dig?”

När du låter medarbetaren själv analysera och komma till insikt minskar hotet mot status dramatiskt. Hjärnan öppnar upp för lärande. Och det är i det ögonblicket som verklig utveckling sker.

Praktiska tips för att implementera SCARF i din vardag

1. Gör en SCARF-scanning innan viktiga samtal

Innan du går in i ett möte eller samtal, fundera: Vilka SCARF-dimensioner kan komma att påverkas? Hur kan jag förebygga hot och stärka trygghet?

2. Var uppmärksam på signaler

Lär dig känna igen när någons SCARF-behov hotas: slutenhet, defensivitet, plötslig tystnad, irritation. Se det som information, inte motstånd.

3. Experimentera med olika ingångar

Om en approach inte fungerar, testa en annan SCARF-dimension. Kanske behöver personen mer certainty innan hen kan ta emot feedback om status.

4. Modellera öppenhet

Visa att det är okej att inte vara perfekt genom att själv be om feedback och erkänna egna utvecklingsområden.

SCARF är ett otroligt bra sätt att jobba med den psykologiska tryggheten i ditt team.